Weet u hoe u zich als ondernemer maximaal contractueel kan indekken in B2B contracten ?

Iedere ondernemer wordt dagelijks geconfronteerd met de moeilijke oefening van het afsluiten van contracten.
Enerzijds wenst u als ondernemer graag een project of een levering binnen te halen.
Anderzijds wenst u ook dat er dan een contract wordt afgesloten, waarin de risico’s bij de uitvoering van het project of de levering maximaal zijn ingedekt.
Vaak bestaat er spanningsveld tussen beide doelmatigheden.

In deze nieuwsbrief wensen we graag met u als ondernemer de oefening te maken en u een aantal praktische tips te geven, die ervoor zorgen dat u zich toch maximaal indekt in contracten, zonder dat er daarom business of opportuniteiten hoeven verloren te gaan.

1. De totstandkoming van een contract

Een contract is eigenlijk de formalisering van een wilsovereenstemming / akkoord dat u met een andere partij heeft betreffende al dan niet wederzijdse engagementen die u ten aanzien van elkaar wenst op te nemen.

Daar tussen ondernemers de bewijsregels vrij zijn, kan een contract, m.n. het bestaan van deze wilsovereenstemming, met alle middelen worden bewezen.
 
Zo kan een contract worden bewezen met:

  • Een formeel door beide partijen ondertekend document;
  • Briefwisseling in alle mogelijke vormen (emails, faxberichten, postzendingen, enz.), waaruit een aanbod en een aanvaarding (=wilsovereenstemming) blijkt;
  • Enz.

2. Concrete moeilijkheden oplossen via algemene voorwaarden

De snelheid en de efficiëntie van het handelsverkeer laten niet altijd toe om heel lange onderhandelingen te voeren over bestellingen en leveringen.
 
Vaak worden er daarom gestandaardiseerde documenten gewisseld. B2B-contracten bestaan vaak uit bijzondere voorwaarden, in te vullen in functie van de concrete deal, en de algemene voorwaarden, die op elke deal van toepassing zijn.
 
Het spreekt voor zich dat ook de nodige aandacht dient te worden besteed aan de inhoud van de algemene voorwaarden. Deze dienen maximaal in uw voordeel te worden opgesteld, opdat u – ingeval van problemen bij de uitvoering van een contract – er kan op terugvallen in een buitengerechtelijk- of gerechtelijk geschil.
 
In de algemene voorwaarden kunnen o.m. de volgende clausules worden opgenomen: 

  • Garantiebeperkingen/maximalisering garantie; 
    Hoeveel garantie wordt op geleverde waar of uitgevoerde werken gegeven?
    Wie is verantwoordelijk voor de verzekering van een project of levering? 
     
  • Beperking/maximalisering van verantwoordelijkheden bij overschrijding uitvoerings- of leveringstermijnen;
    Is de uitvoeringstermijn bindend of indicatief?
    Welke schade kan worden gevorderd ingeval overschrijding van de contractuele termijnen? Enkel materiële gevolgschade of ook immateriële gevolgschade?
     
  • Bevoegdheidsclausules bij geschillen; 
    Wordt geopteerd voor een civiele Rechtbank of voor Arbitrage om een geschil tussen de partijen te regelen?
    Welke Rechtbank is bevoegd? Een Franstalige Rechtbank in Wallonië of Brussel? Of een Nederlandstalige Rechtbank in Vlaanderen of Brussel? 
     
  • Contractuele schadevergoedingen bij contractbreuk of wanbetaling;
    Welke vergoedingen zijn verschuldigd ingeval van contractbreuk?
    Worden de contractuele schadevergoedingen forfaitair begroot,
    Aan welke interestvoet en vanaf welke datum zullen interesten op laattijdige betaalde saldo worden gevorderd?
    Is er een bijkomende schadevergoeding verschuldigd naast de interestvergoeding op laattijdig betaalde bedragen?
    Hoe wordt tussen partijen de bewijslast van “schade” afgesproken?
     
  • Clausules om u in te dekken tegen de insolvabiliteit van de andere contractspartij;
    Is er een eigendomsvoorbehoud op de door u geleverde waar?
    Is er een waarborg voorzien? 

3. Concrete tips om de voor u als ondernemer meest gunstige contracten af te sluiten

Eerste stap: laat uw algemene voorwaarden nakijken
Iedere ondernemer, zeker wanneer zijn activiteiten zich in de B2B-sector situeren, dient zijn algemene voorwaarden grondig te laten nakijken en deze op maat te laten opstellen in functie van de concrete noden, die voor iedere ondernemer anders zijn.
 
Tweede stap: maximaal inzetten om deze algemene voorwaarden in de overeenkomst te implementeren
Indien u als ondernemer over inhoudelijk aangepaste algemene voorwaarden beschikt, zal het een zaak zijn om te trachten deze algemene voorwaarden in de concrete contractuele afspraken met uw partner te implementeren.
 
Om deze algemene voorwaarden als onderdeel van het contract te kunnen beschouwen, dient te worden bewezen dat de contractspartij:

  • van deze algemene voorwaarden kennis kon nemen; en
  • zij deze algemene voorwaarden heeft aanvaard.

 Dit bewijs kan op verschillende manieren worden geleverd:

  • U kan de algemene voorwaarden, bestaande uit één of meerdere pagina’s, als onderdeel van de contractuele documenten mee laten ondertekenen/ paraferen; 
    Dit is de meest eenvoudige en ook veiligste manier.
    Dit neemt niet weg dat het niet altijd evident is om een effectieve handtekening/parafering van de algemene voorwaarden te bekomen.
     
  • U kan de algemene voorwaarden meesturen als bijlage bij de bijzondere voorwaarden van het contract en een clausule in de bijzondere voorwaarden opnemen die verwijst naar het feit dat de contractspartij kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden en deze als onderdeel van de contractuele voorwaarden heeft aanvaard; 
    Opgelet bij mailverkeer: de voorwaarden worden best als PDF meegestuurd!
     
  • U kan de algemene voorwaarden opnemen op de keerzijde van de van u uitgaande contractuele documenten (offertes, orderbevestigingen, facturen of andere,…), liefst met verwijzing ernaar op de voorzijde van deze documenten;

 
Ondernemers die geen bezwaar formuleren tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden die op de keerzijde van deze documenten terug te vinden,kunnen worden geacht de inhoud van deze algemene voorwaarden te hebben aanvaard.
 
De voorwaarde is uiteraard wel dat de wederpartij kennis kon nemen van de algemene voorwaarden op de keerzijde, wat betekent dat hard copy’s moeten worden overgemaakt.
 
Derde stap: verweer voeren tegen pogingen van potentiële businesspartners om ongunstige clausules in het contract op te nemen
Net zoals u als ondernemer tracht de meest gunstige voorwaarden in de contractuele afspraken op te nemen, zullen ook uw potentiële contractspartijen dit trachten te doen.
 
Hoe kan u nu vermijden dat er ongunstige contractuele clausules al dan niet geruisloos deel gaan uitmaken van het contract?
 
De gouden regel is dat wie schrijft, die blijft.
 
U dient dus steeds schriftelijk te reageren op contractuele clausules, waarvan u de inhoud betwist. Dit kan op alle manieren (bv. door een expliciet voorbehoud handgeschreven bij uw handtekening van het contract te formuleren, in briefwisseling, emailverkeer, enz) en kan gerust kort en bondig.
 
Deze schriftelijke reactie dient ook te gebeuren ten opzichte van algemene voorwaarden vermeld op de voor- of keerzijde van facturen, verbintenissen die worden bevestigd in briefwisseling, enz.
 
Door expliciet te reageren kan uw contractspartij immers niet argumenteren dat u bepaalde negatieve clausules stilzwijgend heeft aanvaard.

4. Samenvattend besluit:

Als ondernemer dient u aandacht te besteden aan het concreet afsluiten van contracten.
 
Enkele kleine aanpassingen in de inhoud van uw al dan niet gestandaardiseerde contractuele documenten en facturen, alsook iedere schriftelijke bemerking of reactie vóór, tijdens of na de contractsluiting kunnen een wereld van verschil maken ingeval van een discussie naar aanleiding van de uitvoering van een B2B-contract.

 

Peter Moerman


Copyright © 2016 Mattijs Voet & Co Overname zonder schriftelijke toestemming is verboden
Disclaimer Deze gratis nieuwsbrief is bedoeld als bron van informatie. De nieuwsbrief beoogt op geen enkele wijze de volledigheid en kan niet worden gelezen of gebruikt als advies. Hoewel de auteurs de grootste zorg besteden aan hun teksten, kan op geen enkele wijze enige aansprakelijkheid voortvloeien uit de inhoud van de nieuwsbrief.

Advertenties